2-1-6-دلایل وضرورت ارتباطات
هنری مینتز برگ عامل ارتباطات را به عنوان یکی از مهم ترین عوامل در ایفای نقش مدیران بیان می‌کند. با استقرار کانال ارتباطی صحیح بین مدیر و کارکنان پنج هدف زیر تحقق می‌یابد:
1-رهنمودهای مشخصی برای انجام موفقیت آمیز وظایف به کارکنان ارائه می شود.
2- کارکنان از عملیات و رویه های سازمان مطلع می شوند.
3- به کارکنان آموزش داده می شود که چرا شغل آنها در مجموعه سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
4- کارکنان در مورد عملکرد و اینکه کارشان را چگونه انجام دهند و چگونه پیشرفت حاصل کنند بازخود لازم را به دست می‌آورند.
5- اطلاعات لازم به منظور وقوف بر هدفهای سازمانی در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد.
6- از آنچه گذشت چنین استنباط می شود که تمامی وظایفی که مدیر انجام می‌دهد به ارتباطات موثر بستگی دارد .(دان برجس ،2002)
وجود ارتباطات موثر و صحیح در سازمان، همواره یکی از اجزای مهم در توفیق مدیریت به شمار آمده است به تجربه ثابت شده است که اگر ارتباطاتی صحیح در سازمان برقرار نباشد، گردش امور مختل و کارهاآشفته می شود. هماهنگی، برنامه ریزی، سازماندهی ،کنترل و سایر وظایف مدیر بدون وجود سیستم ارتباطی موثر در سازمان قابل تحقق نیست و در غیاب چنین سیستمی امکان اداره سازمان موجود نخواهد بود. در هر سازمانی اطلاعات باید طی یک جریان ارتباطی مداوم در اختیار مدیر قرار گیرد تا وی بتواند با آگاهی به انجام وظایف خود بپردازد. مینتز برگ نقش اطلاعاتی و ارتباطی مدیر را در سازمان جز اساسی ترین نقش های او قلمداد کرده است. به رغم این نویسنده، مدیر دارای سه نقش عمده است: نقش ایجاد ارتباط بین افراد و اعضای سازمان، نقش جمع آوری اطلاعات، و نقش تصمیم گیری که در هر سه، محور اصلی انتقال اطلاعات است. اگر به زمانی که صرف انجام هر یک از وظایف مدیریت می شود بنگریم،مشاهده می شود که اکثر اوقات مدیر صرف ایجاد ارتباط و انتقال اطلاعات می شود، و همانطور که اشاره شد انجام کلیه وظایف منوط به ایجاد ارتباط و حصول اطلاعات است.(الوانی،1387: 174)
درحقیقت، ارتباطات بستر مبادله اطلاعات است. با توجه به نقش روز افزون اطلاعات در سازمان های مختلف تولیدی و خدماتی،اهمیت ارتباطات مشخص می شود. برای اینکه مدیران اثربخش باشند به اطلاعات نیاز دارند و برای بدست آوردن اطلاعات، می باید نظام ارتباطی اثربخش وجود داشته باشد. چستر بارنارد در سال 1938 چنین می گوید:"اولین وظیفه مدیر ایجاد نظام ارتباطی اثربخش است."(محب علی، 1375: 5)

 
 
2-1-7-سبک های ارتباطات
سبک ارتباطی هر فرد که بر مهارت وی دربرقراری ارتباط با دیگران دلالت دارد، تحت تاثیر عوامل پنج گانه قرار می گیرد: دقیق بودن در انتقال پیام، برقرار کردن ارتباطات باز و دوطرفه، رک بودن و صراحت داشتن، گوش شنوا داشتن، توان برقرار کردن ارتباط به صورت طبیعی و غیر رسمی، مشابه سبک های رهبری، چهار سبک ارتباطاات نیز به کار گرفته می شوند: (رضاییان، 1380: 485)
2-1-7-1-سبک دستوری
هنگام استفاده از این سبک، پیام ها باید روشن و صریح باشند زیرا میزان توان و تمایل افراد ناچیز است، هنگام استفاده از سبک تفویضی نیز باید از ارتباط یکطرفه و پیام های موجز استفاده می شود زیرا افراد توانمند، براحتی مفهوم پیام را در می یابند.
2-1-7-2-سبک ترغیبی
از سبک ترغیبی برای تغییر نگرش ها و افکار عمومی در مورد سازمان استفاده می شود. این سبک در بسیاری از سازمان های تجاری، سیاسی و مذهبی به کار گرفته می شود. ارسطو در کتاب معروف خود تحت عنوان سخنوری، سه عامل “فرستنده یا منبع"، “پیام"و “مخاطب” را مورد توجه قرار می دهد.

2-1-7-3-سبک حمایتی
از سبک حمایتی برای ایجاد شناخت و برقراری تفاهم و ایجاد روابط سازگار میان افراد استفاده می شود، در واقع این نوع ارتباطات برای اجتناب از “موضع تدافعی” برقرار می شود. اخذ موضع تدافعی، چه از جانب فرستنده پیام و چه از جانب گیرنده پیام، اثربخشی ارتباطات را ضایع می کند، زیرا افرادی که با پیش داوری و موضع تدافعی با پیام برخورد می کنند نمی تواننند محتوای پیام را به طور کامل و صحیح دریافت کنند. هنگام برقراری ارتباط حمایتی، مدیر باید به توصیف موضوع بپردازد، مساله خاصی را مدنظر قرار دهد، و ضمن انعطاف پذیری، مسئولیت کامل گفته های خویش را به عهده بگیرد.
2-1-7-4-سبک تفویضی
در سبک تفویضی یا واگذاری، مدیر یا رئیس مسئولیت خود را به زیردستان واگذار می کند و نقش حمایتگری به خود گرفته و ترجیح می دهد تا بیش تر از جانب دیگران یاری شود و به نقطه نظرات دیگران (مخاطبان) اهمیت زیادی می دهد.
2-1-8-اصول مدیریت ارتباطات
2-1-8-1-یکپارچگی و همسویی ارتباطات
سازمان ها به پیام هایی جهت ساز و یکپارچه نیاز دارند تا کارکنان را با اهداف سازمانی همسو نموده و پیوند دهد. فعالیت های ارتباطی در سازمان می بایست هماهنگ و سازگار با سیاست های سازمانی بوده و ارتباطات سازمانی را در قالب یک سیستم هدفمند و مرتبط با سایر سیستم های منابع انسانی مدیریت نماید. این نقش بر روی کسب وحدت و انسجام تمرکز داشته و به طور گسترده با خلق یکرنگی و یکسانی در سازمان ارتباط دارد.
2-1-8-2-توجه به تامین نیازهای ارتباطاتی کارکنان
سازمان ها توجه به تامین نیازهای ارتباطاتی کارکنان سازمان و موازنه میان آن و سایر نیازهای آنان را به عنوان عاملی اساسی و تاثیرگذار در نگهداری و انگیزش کارکنان تلقی نموده و با شناخت ابعاد مختلف نیازهای کارکنان در این زمینه و تجزیه و تحلیل آن، اهداف و اقدامات نظام مندی را برای تحقق آن تعریف و اجرا می نمایند.
2-1-8-3-جریان اطلاعات مورد نیاز در سرتاسر سازمان
سازمان ها گردش داخلی اطلاعات(پیام ها) را در سرتاسر مرزهای افقی و عمودی سازمان مدیریت نموده و از این طریق اطمینان می یابد که کارکنان از واقعیت های سازمانی آگاهی داشته و آنها را دنبال می کنند. از طریق اطلاعات(پیام ها)، سازمان می تواند اهداف خود را تسهیم کند، استراتژی را خلق کند، تصمیم گیری کند و رفتارها را یکپارچه و ترکیب نماید. نقش اطلاعاتی ارتباطات داخلی بر جریان مستمر اطلاعات مورد نیاز به منظور توانمندسازی سازمان برای کسب اهداف فردی و سازمانی دلالت دارد.
2-1-8-4-ارتباطات وهماهنگی در سازمان
فرایند اثر بخش و کارای تولید محصولات یاخدمات مستلزم همکاری و مشارکت کارکنان و واحدهایی است که با هماهنگی یکدیگر و به شکلی همگون فعالیت می نمایند . بدیهی است هماهنگی بین فعالیت های اعضا و واحدهای یک سازمان (صرفا از طریق ارتباطات اثربخش ممکن می شود.
2-1-8-5-مشارکت عمومی کارکنان و مدیران در برقراری ارتباطات موثر
ارتباطات مسولیت هر فردی درسازمان است از مدیران ارشد گرفته تا پایین ترین سطوح عملیاتی همه باید به ارتباطات واثربخشی آن توجه کنند .جریان ارتباطات در یک الگوی باثبات ارتباط را تنظیم و قابل پیش بینی می کند و به کلیه کسانی که درفرآیند ارتباط مشارکت می کنند احساس امنیت واطمینان خاطر می بخشد.
2-1-9-خصیصه های ارتباطات اثر بخش
بررسی ها نشان می دهد که بین ارتباطات اثر بخش و عملکرد موفقیت آمیز رابطه معنا داری وجود دارد .هر اقدام مدیر در برگیرنده ارتباطات است . بهترین تفکر ، خلاقترین و بدیعترین ایده یا عالی ترین نقشه راهبردی بدون بهره گیری ازعنصر ارتباطات عقیم می ماند . از این رو،مدیران در حوزه مدیریت منابع انسانی همواره نیازمند مهارت های ارتباطی اثربخش هستند . انتقال مفاهیم ومعانی ودر مفهومی گسترده تسهیم تجارب از جمله دیدگاه های جدیدی هستند که در عرصه ارتباطات بستر مناسبی را برای تقویت مهارتهای ارتباطی مدیران و امکان رهایی آنان از گرداب مشکلات پی در پی فراهم میسازندوامکان کنش،تغییر، مبادله و حرکت را مهیا می کنند. خصیصه های ارتباطات اثربخش ر ا می توان در موارد زیر خلاصه کرد:(عباس پور،1384: 266)
- به تعهد مدیریت عالی منجر می شود.
- برنامه ریزی شده ،سنجیده وروبه ترقی است.
- از الگوی نظام گرا پیروی می کند وبه طور منظم زمانبندی شده است.<

br />- قابل اعتماد و موثق است و از منابع اطلاعاتی مطمئن الهام میگیرد.
- انعطاف پذیری لازم را دارد.
- با دقت ،وقت و پول کافی برای آن صرف می شود.
- برای همه مولفه های انسانی و شرکت کنندگان در فرایند ارتباطات قابل فهم و درک است.
- به اندازه کافی مطبلوبیت کلازم را دارند.
- در قبال بازخور آمادگی لازم را دارد.
- از طر یق برنامه های آموزشی حمایت می شود.
- از محتوای غنی برخوردار است و بصورت دوسویه ردوبدل می شود.
- قبل از انتخاب رسانه به محتوای پیامپ توجه دارد.
2-1-10-موانع برقراری ارتباط موثر
وجود اختلالاتی در فرایند ارتباطات ،بعنوان یکی از موانع عمده در برقراری ارتباطی مناسب و اثر بخش به شمار می آید، زیرا اختلالات می توانند در انتفال و دریافت صحیح یک پیام نقش بسزایی داشته باشند. آگاه کردن مدیران نسبت به این موانع می تواند نقطه شروع خوبی در راستای بهبود و ارتقای فرایند ارتباطات باشد. چهار مانع عمده در زمینه ارتباط موثر وجوددارد که عبارتند از:(فرهنگی ،1384: 449)
2-1-10-1-موانع فرایندی
به هنگام انتقال پیام ، موانع موجود در هر یک از عوامل فرایندی قادر ند تا تحریفاتی را در معنا و مقصود آن پیام ایحاد کنند ، تلاش جهت کاهش این موانع امری ضروروی است اما باید به این موضوع توجه داشت که تنوع موجود در نیروی کار ، می تواند مشکلات زیادی را در این زمینه به همراه داشته باشد.
- مانع فرستنده ؛ یکی از مشتری ها از نماینده ارائه خدمات به مشتریان ، اطلاعات اشتباه دریافت می کند.
- مانع رمز گذاری؛ برای کارمندی که زبان انگلیسی زبان اصلی اونمی باشد ، توضیح این مساله که چرا تحویل کالا با تاخیر صورت گرفته ، کار مشکلی خواد بود.
- مانع پیامی ؛ یکی از کارمندان ، جلسه ای را به واسطه آنکه هیچ اظلاعی از زمان تشکیل آن ندارد ؛ ازدست میدهد.
- مانع واسطه ای ؛ زمانیکه مشتری سه تلفن قبلی را پاسخ نمی دهد ؛ فروشنده به تلاش خود جهت ایجاد تماس با آن مشتری خاتمه میدهد.
- مانع کد گشایی: کارمند نمی داند چگونه به در خواست مدیر مبتنی بر توقف رفتار “پرخاشگرانه منفعل “
پاسخ دهد.
- مانع گیرنده ؛ دانشجویی که طی سخنرانی مشغول صحبت با دوست خود بوده ، سوالی از استاد می پرسد که قبلا مشابه آن توسط دانشجوی دیگری پرسیده شده بود.
- مانع بازخوردی ؛ زمانی که مصاحبه گر هنگام مصاحبه سر خود را تکان می دهد ، فرد مصاحبه شونده تصور می کند پاسخی که به سوالات میدهد حائز اهمیت است.
2-1-10-2-موانع شخصی
موانع شخصی زیادی در ارتباطات وجود دارد . در اینجا به هشت مانع متداول آن اشاره می کنیم .
- توانیی فرد ؛ اولین مانع به توانایی خود افراد در برقراری ارتباطی موفق و موثر باز می گردد.
- تفسیر و پردازش اطلاعات ؛ دومین مانع ، روش افراد در تفسیر و پردازش اطلاعات است . افراد ازچارچوب های مرجعی و تجربه ای متفاوتی جهت تعبیر و تفسیر دنیای اطراف خود بهره می گیرند.
- سطح اعتماد ؛ سومین مانع سطح اعتماد میان فردی است که بین افراد وحود دارد. زمانی که افراد به یکدیگر اعتماد ندارند ، ارتباط بیشتر مستعد آن خواهد بود که در معرض تحریف قرار گیرد.
- پیش داوری و کلیشه سازی ؛ چهارمین مانع , پیش داوری و کلیشه سازی است . اینموانع می تواند به شدت آن چه را که از دیگران دریافت می کنیم ،تحریف نمایند .